Mange tror, at når filen er modtaget hos Erhvervsstyrelsen, er sagen afsluttet. Reglerne siger noget andet. Ansvaret ligger hos ledelsen, og den, der indberetter, står inde for indberetningen; styrelsen kan kræve dokumentation i op til fem år.
Ledelsen er ansvarlig
Virksomhedens ledelse er ansvarlig for årsrapporter […] uanset om ledelsen har anmodet en rådgiver, f.eks. en revisor eller en advokat, om at forestå indberetningen til styrelsen.
Det er altså ledelsen, der hæfter – også når revisoren eller bogholderen trykker på knappen.
Den, der indberetter, står inde for det
Indberetteren indestår over for Erhvervsstyrelsen for, at det er den endelige, godkendte version af regnskabsdokumentet […] som er indberettet til styrelsen.
Den, der indberetter, har sit eget ansvar: at det, der er sendt, er den rigtige og godkendte årsrapport.
Fem år med dokumentationspligt
Styrelsen kan i op til fem år bede om dokumentation – både fra virksomheden og fra den, der indberettede:
- for at årsrapporten er udarbejdet, eventuelt revideret, godkendt og indberettet i overensstemmelse med lovgivningen og vedtægterne;
- for at den, der indberettede, har opfyldt sine forpligtelser efter bekendtgørelsen.
Og når styrelsen kontrollerer årsrapporter, bruger den både den læsbare fil og dataene. Det er altså den fil, I har indberettet, der bliver læst – ikke kun den pæne PDF.
Hvad betyder det i praksis?
- Kend jeres fil. At den er modtaget, betyder ikke, at den er rigtig. Se hvad styrelsen kontrollerer.
- Gem det, I har indberettet. Filen og kvitteringen er jeres dokumentation.
- Vælg et værktøj, I kan forklare. »Programmet gjorde det« er ikke dokumentation. Det er »modellen mente det« heller ikke – se hvorfor der ikke er AI i Factfil.
Sådan gør Factfil
Factfil kontrollerer filen mod Erhvervsstyrelsens regler, før I får den. Opmærkningen er jeres: I ser hvert opmærket tal med felt, periode og beløb – og hvert tal, der ikke fik et felt – og I kan rette opmærkningen, før der indberettes. Samme rapport giver altid samme fil, så hvert valg kan forklares – også om fem år.
Kilder: Bekendtgørelse om indberetning til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed (BEK nr. 859 af 18/06/2025) § 2, stk. 1–3, og § 17, stk. 5. Artiklen er en gennemgang af reglerne, ikke juridisk rådgivning.