Den farligste fejl i en iXBRL-fil er den, ingen kan se. Tallet på siden er rigtigt, rapporten er pæn, og filen bliver modtaget. Men det, der er indberettet, er forkert. Tre fejl går igen: skala, fortegn og periode.
1. Skala: tusind gange for lidt
De fleste årsrapporter står i tusinder af kroner. Står der Årets resultat 1.027 i en rapport sat i t.kr., skal det indberettes som 1.027.000 kr. I filen sker det med attributten scale="3" på tallet.
Mangler den, er det indberettede tal 1.027 kr. – tusind gange for lidt. Og fordi alle tal typisk mangler den samme skala, går summerne stadig op. Aktiver er stadig lig passiver. En kontrol, der tjekker, om tallene hænger sammen, ser intet.
2. Fortegn: omkostninger er positive
I resultatopgørelsen står omkostninger ofte med minus: Personaleomkostninger −2.954. Men i filen skal de indberettes som positive tal. Det er feltets betydning – en omkostning – der bærer fortegnet, ikke opstillingen. Erhvervsstyrelsen skriver det selv:
Omkostninger skal indberettes som positive tal i XBRL-filen.
Omvendt skal et beløb, der er negativt i sig selv – fx et underskud – indberettes negativt, med sign="-" i filen. Byttes de om, står der i data, at virksomheden har haft personaleomkostninger på minus knap 3 mio. kr.
Bemærk: styrelsens regel om negative omkostninger (FR71) tjekker kun personaleomkostninger i en artsopdelt resultatopgørelse, og den giver en advis, ikke en fejl. Indberetningen kan fortsætte – og andre omkostninger med forkert fortegn bliver slet ikke fanget. Læs mere i Hvad Erhvervsstyrelsen kontrollerer.
3. Periode: årets tal eller sidste års?
Hvert tal skal knyttes til den rigtige periode. Resultatposter gælder for en periode – regnskabsåret. Balanceposter gælder på en dato – balancedagen. Og sammenligningstallene skal knyttes til sidste år, ikke til i år.
Bliver en kolonne med sammenligningstal knyttet til det forkerte år, eller en balancepost til en periode i stedet for en dato, ser rapporten stadig rigtig ud. Styrelsen kontrollerer, at årets resultat og egenkapitalen er udfyldt for begge år, og at aktiver er lig passiver. De øvrige poster kan stå på det forkerte år, uden at nogen opdager det.
Hvorfor det betyder noget
Data fra årsrapporterne bliver brugt maskinelt – af banker, kreditvurderingsbureauer og myndigheder. De læser ikke siden. De læser tallene. Og når Erhvervsstyrelsen kontrollerer en årsrapport, bruger den både den læsbare fil og dataene.
Sådan gør Factfil
- Skala læses af rapporten selv, fx »t.kr.« over kolonnen. Står der en enhed, Factfil ikke kender, afviser vi rapporten i stedet for at gætte.
- Fortegn følger feltets betydning i taksonomien – ikke minusset i opstillingen.
- Periode følger kolonnerne og forskellen på resultat- og balanceposter.
- For hvert opmærket tal ser I felt, periode, vist og indberettet beløb – og dermed skala og fortegn – før der indberettes.
Kilder: Erhvervsstyrelsen, »Teknisk vejledning og dokumentation for Regnskab Indberet: Kontroller«, version 3 (FR57 og FR71).